Prosedur Sertifikat Organic LeSOS

Prosedur Permohonan Awal Sertifikasi 

1. Langkah awal untuk mendapatkan sertifikasi LeSOS adalah operator (orang yang bertanggungjawab) menghubungi LeSOS.

2. Atas permintaan, LeSOS mengirimkan dokumen-dokumen permohonan yang rinci termasuk formulir permohonan dan informasi mengenai pertanian organik serta persyaratan sertifikasi. a.Pengiriman form permohonan sertifikasi,prosedur sertifikasi,struktur biaya sertifikasi dan standard yang diminta (SNI) kepada operator

3. Untuk mengajukan sertifikasi, operator perlu melengkapi formulir permohonan dan mengembalikannya ke LeSOS.
a.Operator mengajukan surat permohonan sertifikasi kepada LeSOS
b.LeSOS mengirimkan surat balasan sertifikasi beserta pengiriman form cheklist asesment awal tanaman pangan organik kepada operator
c.Operator mengisi dan mengembalikan form cheklist asesment awal tanaman pangan organik kepada LeSOS

4. LeSOS memberikan penjelasan atau informasi tambahan bila diperlukan. Pra Inspeksi Setelah menerima formulir permohonan yang telah diisi, LeSOS mengirimkan:
1. Sebuah surat penawaran inspeksi dan sertifikasi beserta penawaran biaya sertifikasi kepada operator
2. Kontrak sertifikasi dan inspeksi beserta jadwal tahapan proses sertifikasi
3. Setelah menerima surat penawaran, operator perlu membayarkan 50% biaya awal sertifikasi, menandatangani kontrak perjanjian sertifikasi dan inspeksi di atas materai Rp. 6.000;. Setelah kontrak ditandatangani Direktur Eksekutif LeSOS, salinan kontrak dikirimkan ke operator.
4.LeSOS mengirimkan invoice biaya sertifikasi sebesar 50% kepada operator Perhitungan Biaya Inspeksi dan Sertifikasi Biaya sertifikasi tergantung dari lamanya waktu yang dibutuhkan dalam menginspeksi (kalau opertor makin siap dalam proses sertifikasi dan inspeksi maka biaya yang dibutuhkan makin rendah), untuk biaya perjalanan, akomodasi serta konsumsi selama inspeksi ditanggung oleh operator dan dihitung sendiri sesuai biaya yang dikeluarkan.

Tinjauan Dokumen
1. LeSOS menugaskan inspektornya untuk menilai dokumen yang diberikan operator. Apabila informasi yang diterima kurang lengkap, inspektor akan menghubungi operator.
2. Operator diberi waktu 30 hari untuk melengkapi informasi yang diberikan atau melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Initial Inspeksi (Optional)
1. Bila operator meminta dilakukan pre-inspeksi untuk mengetahui ketidaksesuaian terhadap praktek pertanian organik yang telah dilakukan, LeSOS akan menugaskan kepada inspektornya untuk melakukan inspeksi lapangan berdasarkan informasi yang diberikan dalam formulir permohonan sertifikasi.
2. LeSOS mengirimkan surat pemberitahuan pelaksanaan asesment kepada operator
3. Inspektor akan membuat laporan inspeksi. Laporan inspeksi ditandatangani oleh operator. Laporan inspeksi asli dikirim ke LeSOS oleh inspektor dan salinannya diberikan kepada operator.
4. Hasil initial inspeksi tidak merupakan bagian dari tahapan untuk menentukan keputusan sertifikasi. 5. Hasil initial inspeksi diinformasikan ke operator

Inspeksi Lapangan
1. LeSOS menugaskan inspektor untuk melakukan inspeksi lapangan guna mengecek kesesuaian praktek pertanian organic terhadap standar dan regulasi pertanian organik.
2. LeSOS akan menginformasikan kepada operator mengenai waktu inspeksi dan nama inspektornya. Operator dapat mengajukan keberatan terhadap waktu dan nama inspektor yang diusulkan LeSOS disertai dengan penjelasan yang dapat diterima.
3. Inspektor LeSOS akan menghubungi operator untuk membuat janji inspeksinya selambat-lambatnya 24 jam sebelum kegiatan inspeksi dilakukan (untuk inspeksi yang dijadwalkan).
4. Inspektor mengecek kesesuaian praktek pertanian organik di lapangan terhadap standar dan regulasi yang ada dan kesesuaian terhadap dokumen yang diberikan.
5. Inspektor memiliki akses ke semua lokasi produksi dan informasi organik dan atau non organik.
6. Inspektor akan membuat laporan inspeksi. Laporan inspeksi ditandatangani oleh operator. Laporan inspeksi asli dikirim ke LeSOS dan salinannya diberikan kepada operator.
7. Apabila inspektor mencurigai adanya ketidaksesuaian terhadap standar, inspektor dapat melakukan pengambilan contoh untuk dilakukan pengujian laboratorium. Biaya pengujian menjadi tanggung jawab operator.
8. Inspektor menyerahkan Laporan Inspeksi kepada Manajer Mutu LeSOS.
9. LeSOS akan mengirimkan Surat Tagihan Biaya Inspeksi dan Sertifikasi ke operator untuk melakukan pembayaran 50% dari sisa biaya sertifikasi beserta biaya-biaya lainnya sebagai konsekwensi dari kegiatan sertifikasi (biaya perjalanan, akomodasi, pengujian laboratorium).
10. Setelah LeSOS mendapatkan konfirmasi sisa pembayaran sertifikasi, proses sertifikasi akan dilanjutkan.

Keputusan Sertifikasi
1. Manajer Mutu LeSOS mengusulkan kepada Direktur Eksekutif LeSOS untuk mengadakan rapat Komisi Sertifikasi guna menentukan keputusan sertifikasi dan rekomendasi-rekomendasi yang diperlukan, berdasarkan penilaian objektif yang berasal dari laporan inspeksi.
2. LeSOS akan mengirimkan surat pemberitahuan pelaksanaan sidang kepada komisi sertifikasi LeSOS
3. LeSOS akan mengirimkan surat pemberitahuan hasil sidang komisi sertifikasi kepada operator
4. Keputusan tersebut dapat berupa pemberian sertifikat pertanian organik kepada operator yang telah memenuhi kesesuaian keseluruhan standar dan regulasi yang ada.
5. Bila masih terdapat ketidaksesuaian praktek pertanian organik di lapangan terhadap standar dan regulasi yang ada, Komisi Sertifikasi akan memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan. Operator diberikan waktu selama 90 hari kerja untuk melakukan tindakan perbaikan. Apabila ketidaksesuaian telah diperbaiki, Komisi Sertifikasi dapat memutuskan untuk pemberian sertifikat LeSOS.
6. Apabila operator tidak dapat melakukan tindakan perbaikan selama waktu yang telah ditentukan atau selama inspeksi ditemukan praktek-praktek yang melanggar standar dan regulasi, permohonan sertifikasinya ditolak.
7. Dan apabila operator yang ditolak tersebut ingin melanjutkan proses sertifikasi, maka ia harus mengulang proses sertifikasi.
8. Direktur Eksekutif LeSOS akan menginformasikan kepada operator melalui Manajer Mutu mengenai hasil keputusan sertifikasi.
9. Untuk permohonan sertifikasi yang diterima, Direktur Eksekutif LeSOS akan menerbitkan dan menandatangani sertifikat Pertanian Organik LeSOS. Apabila berhalangan akan didelegasikan kepada Manajer Mutu.
10. Sertifikat LeSOS berlaku selama 3 tahun.

Naik Banding
1. Jika operator memiliki alasan kuat untuk tidak menerima keputusan sertifikasi, ia dapat meminta kepada Direktur Eksekutif LeSOS untuk mempertimbangkan ulang keputusan Sertifikasi secara tertulis
2. Kemudian berkas tersebut akan diajukan kepada Komisi Sertifikasi/Teknis untuk pertimbangan ulang.
3. Jika operator masih tetap tidak sepakat dengan keputusan yang terbaru, ia dapat mengajukan banding secara tertulis kepada Direktur Eksekutif LeSOS. Direktur Eksekutif LeSOS membentuk Tim Ad Hoc Naik Banding yang terdiri dari orang-orang independen yang tidak terlibat keputusan sertifikasi dari operator yang bersangkutan, untuk mengambil keputusan akhir dalam kasus banding ini. Inspeksi Tahunan/Survailance LeSOS melakukan inspeksi tahunan (terjadwal atau tidak terjadwal) untuk mengetahui konsistensi penerapan sistem pertanian organic operator. Prosesnya sama seperti inspeksi lapangan.

Sertifikasi Ulang (Re-sertifikasi)
1. Tiga bulan sebelum masa berlaku sertifikat habis, LeSOS akan menginformasikan kepada operator untuk melakukan perpanjangan sertifikat pertanian organik LeSOS.
2. Proses pengajuan re-sertifikasi, seperti tahap awal pengajuan sertifikasi.

sumber: http://www.lesosindonesia.com/index.php?action=prosedur